覚えておきたい就活メールの基本的なマナー
就活の際には、エントリシートを送信したり面接の日程を調整したりするために、希望する企業の採用担当者や部署にメールを送ることが何度もあります。
単なる連絡手段だから内容が伝わればいいや、と思って適当に送ることがあってはなりません。
メールの仕方によってマナーの有無が判断され、もしかすると評価を下げる原因となってしまうこともあるからです。
まず、メール送信タイプを間違えないようにします。
「To」というのは、送信したい相手のアドレスを入力するところですので、普通採用担当者のアドレスを入れます。
「CC」というのは、Toに送ったメールを共有する場合に指定するアドレスです。
たまに、企業から採用部署にはToで送り、他の関連部署にCCで送ってくださいと言われることがあります。
この違いを理解して、指示通りに送信しましょう。
メールの文章においてもマナーを意識した書き方をすることが重要です。
特に、敬語を正しく使うことを意識します。
もちろん、丁寧な文章にしようと思って敬語を使うはずですが、それを意識し過ぎて過剰な敬語になってしまうことがあるのです。
たとえば面接の日程調整のメールで、「○○時に伺います。」で十分なのに、「～に伺わせていただきます。」と二重敬語になっているかもしれません。
同じように、「おっしゃる」が正しい敬語なのに、「おっしゃられる」と余計な言葉を加えてしまうこともあります。
読みやすい体裁にすることも大事です。
すべての文をつなげて書くのではなく、考えが変わるところで段落を入れたり、数文ごとに改行を入れて見やすくしたりします。
就活メールの書き方
就活メールの構成としては、まず件名にメールで伝えたいことを１文で書きます。
そして、本文の頭には誰に宛てたメールなのか部署名、分かっているなら担当者の名前を記載します。
その下には、あいさつ文を入れます。
シンプルなもので良いので、就職活動でお世話になっていることや、自分がどの大学の誰かということを明らかにします。
その後に本文を書いていきます。
本文は要点が分かりやすいように簡潔に書いていき、ダラダラと文章を書く必要はありません。
最後は必ずまとめ、もしくは結論を記すようにします。
文末には「引き続きよろしくお願いいたします。」などの締めの表現を入れ、自分の名前を署名代わりに入れて送信します。
あいさつや締めの言葉などは、いわゆる定型文とも言えるものがありますので、送信するメールの内容にふさわしい表現を探してみると良いでしょう。
こうした表現によってマナーの有無が見えてくることもありますので、おろそかにせず相手のことを思いやって丁寧な表現を使うことが大事です。
